Regionfastigheter

Arkiv

Namn: Landstingsfastigheter Kristianstads län
Andra Namn: Landstingsfastigheter Kristianstads Län AB (1992-01-01 - 1996-02-28)
Datum: 1992-1998
Historik: Bakgrund och verksamhet

Under slutet av 1980-talet började nya idéer beträffande fastighetförvaltning att sprida sig inom landstingsvärlden. Från att tidigare varit mest fokuserade på ny- och ombyggnad kom man att intressera sig mer för kapitalförvaltningen. Medlet för att få landstingets olika verksamheter mer intresserade av en effektiv lokalanvänding blev internhyran.

Landstingsfastigheter Kristianstads län bildades 1992-01-01. Uppdraget var att erbjuda landstingets verksamheter ändamålsenliga lokaler av god standard till lägsta möjliga totala kostnad. Landstingsfastigheter skulle också vara en effektiv stöd- och serviceorganisation för hyresgästerna. Vid bildandet inordnades även sjukhusens tekniska avdelningar under den nya organisationen. Under de första åren bedrevs verksamheten som ett landstingsägt aktiebolag. Mellan fastighetsbolaget och landstinget upprättades ett årligen förnyat avtal om att förvalta landstingets fastigheter. På hösten 1995 beslutade landstinget att fastighetsbolaget skulle avskaffas och omvandlas till en förvaltning styrd av en fastighetsnämnd. 1996-02-03 beslöt bolagsstämman att Landstingsfastigheter Kristianstads Län AB skulle träda i likvidation vilken trädde i kraft 1996-03-01.

Landstingsfastigheter Kristianstads Län uppgick 1999-01-01 i RegionFastigheter

Organisation

Bolagsstämma/Fastighetsnämnd

VD/Fastighetsdirektör
Hyresförvaltning
Fastighetsutveckling
Lokalförsörjning
Projektadministration
Fastighetsunderhåll
Fastighetsdrift

Länet var indelat i fyra förvaltningsområden. Två förvaltare ansvarade för vardera två områden
Kristianstad (10)
Ängelholm (20
Hässleholm (30)
Simrishamn (40)
Platser: Kristianstad

Namn: Regionfastigheter
Identifikator: O23356
Datum: 1999
Historik: RegionFastigheter bildades genom en sammanslagning av Landstingsfastigheter i Kristianstads län, Malmöhusfastigheter i Malmöhus län samt Allmänteknik på Malmö Allmänna Sjukhus och delar av Stadsfastigheter som låg under Malmö kommun. Vid bildandet införlivades även den tekniska avdelningen på Ystads sjukhus vilken dittills hade stått utanför.

Beslut om RegionFastigheters organisation och lokalisering togs 1997-12-09 av Sammanläggningsdelegerades arbetsutskott. RegionFastigheters uppdrag, såsom det formulerades vid bildandet, är att frigöra resurser för vården genom en effektiv lokalförsörjning. Detta innebär att RegionFastigheter skall tillhandahålla ändamålsenliga, kostnadseffektiva och värdebeständiga lokaler, ansvara för genomförandet av Region Skånes byggprojekt samt att skapa en hög teknisk driftsäkerhet åt hälso- och sjukvården i Region Skåne.

Organisatorisk indelning 1999-2004

Fastighetsnämnd

Ledning (Fastighetsdirektör)
Staber (Marknad, Ekonomi, Teknik, Miljö, IT-service)
RF-Bygg
RF-Förvaltning + lokalplanering
RF-Service

RegionFastigheters huvudkontor förlades vid sammanslagningen till Regionhuset i Lund.
Lokala förvaltar- och byggkontor fanns i Helsingborg, Kristianstad, Lund, Malmö och Ystad.
Driftskontor fanns, förutom på ovan nämnda platser, även i Ängelholm, Hässleholm och Trelleborg. Dessutom fanns kontor på verkstäderna i Landskrona, Orup och Simrishamn men verksamheten på dessa platser administrerades från driftskontoren i Lund respektive Ystad

Vid starten såg kommunindelningen beträffande de resp förvaltarområdena ut enligt nedanstående.

Nordvästra. (Helsingborg, Höganäs, Ängelholm, Båstad, Örkelljunga, Klippan, Åstorp, Bjuv.)
Nordöstra. (Kristianstad, Bromölla, Östra Göinge, Osby, Hässleholm, Perstorp.)
Mellersta. (Lund, Staffanstorp, Lomma, Burlöv, Kävlinge, Landskrona, Svalöv, Eslöv, Höör, Hörby.)
Sydvästra. (Malmö, Svedala, Vellinge, Trelleborg.)
Sydöstra. (Ystad, Skurup, Simrishamn, Tomelilla, Sjöbo.)

År 2000 bestämdes att Landskrona, Svalöv, Eslöv, Höör och Hörby kommuner skulle slås samman med sydöstra området varvid det bytte namn till "Landskrona, Orup, Österlen"

RF-Service administrativa distrikt följde, med vissa undantag, samma kommunindelning som RF-Förvaltning hade under de första åren.

Nordvästra. (Helsingborg, Höganäs, Ängelholm, Båstad, Örkelljunga, Klippan, Åstorp, Bjuv)
Nordöstra. (Kristianstad, Bromölla, Östra Göinge, Osby, Hässleholm, Perstorp.)
Mellersta. (Lund, Staffanstorp, Lomma , Burlöv, Kävlinge, Landskrona, Svalöv, Eslöv, Höör, Hörby.)
Sydvästra. (Malmö, Svedala, Vellinge)
Sydöstra. (Trelleborg, Ystad, Skurup, Simrishamn, Tomelilla, Sjöbo.)

Organisatorisk indelning 2005-2009

Fastighetsnämnden

Ledning (Fastighetsdirektör, bitr. fastighetsdirektör)
Ekonomi, Personal/information
Utveckling/samordning
Projektledning
Tekniksamordning
Distrikt (Västra,östra, mellersta, södra)

Vid omorganisationen slogs RF-Förvaltning och RF-Service ihop till distrikt vilkas kommunindelning ser ut enligt nedanstående

Västra (Helsingborg, Höganäs, Ängelholm, Båstad, Örkelljunga, Klippan, Åstorp, Bjuv, Landskrona, Svalöv).
Östra (Kristianstad, Bromölla, Östra Göinge, Osby, Hässleholm, Perstorp, Simrishamn, Tomelilla).
Mellersta (Lund, Staffanstorp, Lomma, Burlöv, Kävlinge, Eslöv, Höör, Hörby).
Södra (Malmö, Svedala, Vellinge, Trelleborg, Ystad, Skurup, Sjöbo)

Regionservice (2009–2016)
Regionfastigheter slogs samman med Skåne tvätt och transport till en ny förvaltning: Regionservice, den 1 september 2009. Regionfastigheter ingick därmed i förvaltningen Regionservice mellan 2009 09 01 och 2016 10 01.

• 2009 – 2015 Fastighets- och servicenämnd
• 2015 - Servicenämnd
• Ledning (Servicedirektör, bitr. servicedirektör)

Vid årsskiftet 2015 fick Regionservice en ny organisationsform uppdelad i fyra divisioner med ansvar, benämnda Kund, Facility Management, Asset Management och Stora bygg. Den senare avdelningen hade ansvar för byggprojekten på sjukhusområdena i Helsingborg, Lund och Malmö.

Regionfastigheter (2016–)
Den 1 oktober 2016 delades Regionservice upp i två förvaltningar:
Regionfastigheter och Regionservice.
Därmed återuppstod Regionfastigheter som egen förvaltning med ansvar för Region Skånes samlade fastighetsförvaltning, genomförande av byggprojekt, planering av lokalförsörjning och teknisk drift och stöd till vårdverksamheterna.
• 2015–2022 Servicenämnd

Organisation 2026:
Förvaltningen Regionfastigheter är placerad under Fastighets- och servicenämnden i Region Skåne.
Regionfastigheter har en fastighetsdirektör med en stabsenhet underställd biträdande fastighetsdirektör samt sex verksamhetsområden underställda fastighetsdirektören.
Stabsenheten med enhetschefer indelas i: ekonomi, enhet för kvalité och hållbarhet, HR och upphandlingsenheten. En enhet för kommunikation är knuten till Regionfastigheter men inte underställd biträdande fastighetsdirektör utan sorterar under koncernnivå.
Verksamhetsområden (VO)
VO Basprojekt: projektsamordning, lokalplanering, projektledning Kristianstad, projektledning Lund, projektledning Malmö.

VO Teknik: fastighetsinformation, teknisk förvaltning, teknisk utveckling.
VO Fastighetsdrift: verksamhetsutveckling samt fem driftområden:
• Driftområde Nordväst: Helsingborg enhet 1, Helsingborg enhet 2 och Ängelholm, Landskrona
• Driftområde Nordost: Kristianstad enhet 1, Kristianstad enhet 2, Enhet Hässleholm
• Driftområde Lund: Enhet 1–4
• Driftområde Malmö: Enhet 1–4 samt Sterilteknisk enhet
• Driftområde Syd: Enhet Trelleborg, Enhet Ystad
VO Fastighetsutveckling: fastighetsplanering och fastighetsdigitalisering.
VO Kund: förvaltning egenägda fastigheter, förvaltning inhyrda lokaler, konstenheten, eftermarknad.
VO Strategiska projekt: har egen stabsenhet och biträdande chef samt projektledning. Underställd projektchef finns idag för sex projekt:
• Nya sjukhusområdet Helsingborg
• Nya sjukhusområdet Malmö
• Framtidens ortopedi Hässleholm
• Befintligt sjukhus Helsingborg
• Södra sjukhusområdet Malmö
• Bussdepåer

Platser: Skåne

Arkivbildningen inom Regionfastigheter sker både centralt på huvudkontoret och lokalt på distriktskontoren. På huvudkontoret arkiveras de handlingar som rör övergripande frågor samt fastighetsrelaterade handlingar av bestående juridisk betydelse. Diarieförda handlingar förvaras sorterade efter diarieplanens ärendetyper. På distriktskontoren arkiveras handlingar relaterade till kontorets geografiska område. Förvaltarkontoren sorterar huvuddelen av sina handlingar efter fastighetstillhörighet. Projektadministrationen arkivlägger sina handlingar per projekt.
2003 antog Fastighetsnämnden en dokumenthanteringsplan som styrmedel för Regionfastigheters bevarande och gallring av handlingar.

Landstingsfastigheter Kristianstad Län övertog vid bildandet landstingets uppdelning av handlingar i A, B och C-handlingar. "De för landstinget viktigaste handlingarna", A-handlingarna, fick aldrig utgallras medan "de för landstinget viktigare handlingarna", B-handlingarna, fick utgallras efter 10 år. De s.k. informationsdokumenten, C-handlingarna, kunde gallras vid inaktualitet.

Upprättade och inkomna handlingar vilka bedömts vara av vikt för verksamheten fanns registrerade i ärendehanteringssystemet ÄHS. På huvudkontoret tillämpas s.k. samlingsnummer vilket innebär att man registrerar handlingarna på ärendetyp och inte såsom ingående i enskilda ärenden. Hos RF-Förvaltning registrerades och arkivlades fastighetsrelaterade handlingar på resp. fastighet. Denna metodik övertogs senare av distriktskontoren. RF-Bygg, sedermera projektledning registrerar sina handlingar på fastighet och projektnummer. Inom RF-Service har olika arkivläggningsprinciper tillämpats.
ÄHS har senare ersatts av PACT.

Vid bildandet av Landstingsfastigheter Kristianstad Län (föregångare till Regionfastigheter) övertog man landstingets gamla dokumenthanteringsstruktur där Inkomna och upprättade handlingar delades in i A- och B-handlingar. Man övergav emellertid landstingets gamla kodsystem och införde i stället en diarienummersättning som byggde på resp. byggnads objektsnummer.
Under den första tiden använde man sig av ett manuellt diarium där inkomna och upprättade A-handlingar registrerades på diarieblad men i augusti 1993 infördes det digitala ärendehanteringssystemet ÄSS vilket sedan användes fram till sammanslagningen. Vid införandet av ÄSS överförde man den på objektsnumren grundade diarieplanen men nödgades börja om beträffande bilagenumreringen vilket resulterat i att det för flera ärendes vidkommande finns två nummerföljder på samma ärendenummer där den ena tager sin början 1992 och den andra på sensommaren 1993. Sökning bland Landstingsfastigheters diarieförda handlingar försvåras dock av att det digitala ärendehanteringssystemet ÄSS gått förlorat och att inga diarielistor skrivits ut på papper.

Regionfastigheter tillämpar offentlighets- och sekretesslagen alternativt lagen om säkerhetsskydd i vissa specifika fall.
Ofta gäller OSL 18 kap 8 §, som gäller uppgifter som avser eller kan lämna upplysningar om säkerhets- eller bevakningsåtgärd, som alltid ska beaktas gällande ritningar. Där finns ingen sluttid för sekretessen.

Sekretess gäller för personalhandlingar enligt SL 7:11, anbudshandlingar enligt SL 6:2 samt för viss fastighetsdokumentation knuten till byggnadernas säkerhetssystem enligt SL 5:2.

Allmänna arkivschemat